Contar con una buena gestión del tiempo es importante si queremos alcanzar nuestros objetivos y obtener resultados. Una buena organización y planificación, aprender a priorizar tareas y aplazar otras hace que el tiempo se gestione de manera más eficaz. A pesar de ello, nos cuesta escapar de los ladrones del tiempo que hacen que el rendimiento disminuya. Estos ladrones provocan pequeñas interferencias en el trabajo o estudio diario. Hacen que apartemos la atención y concentración de la tarea realizada. Esto hace que la atención cambie de foco y tengamos que invertir más tiempo en reconectar con la tarea principal.

Muchos de estos ladrones se presentan de manera tan automática que se atienden una y otra vez sin pensar cuánto tiempo roban en total al día. Te has planteado alguna vez: ¿Cuántas veces miras la pantalla de tu teléfono móvil en una hora? ¿Cada cuánto tiempo revisas las redes sociales? ¿Cuánto tiempo inviertes en ellas? ¿Atiendes las notificaciones inmediatamente? Quizás parezca que cada una de estas acciones dura tan solo unos segundos, pero si sumamos el número de veces que se realiza a lo largo del día, el resultado sorprende.

Es importante destacar que estos ladrones roban nuestro tiempo sin que seamos conscientes de ello. Los atendemos de forma repetida y automática, pero podemos aprender a identificarlos para cambiar esta situación. Existe la posibilidad de actuar de forma distinta y llevar a cabo cambios. Es imprescindible tomar conciencia de estos ladrones de tiempo y aplicar los cambios necesarios para aprender a limitarlos o eliminarlos.

Cómo gestionar los ladrones de tiempo externos

Los ladrones de tiempo son las distracciones que aparecen mientras realizamos otra tarea. Cómo podemos evitar estos ladrones es una de las cuestiones que abordamos en terapia online. Lo primero que hacemos es identificar el origen o fuente de la distracción para resolverla. Dentro de estos elementos se encuentran algunos que tienen origen externo, porque son provocados por elementos ajenos a nosotros.

Las interrupciones

Son uno de los ladrones de tiempo más comunes. Pueden aparecer de diferentes maneras: llamadas, visitas inesperadas, peticiones de ayuda, etc. Parecen cosas pequeñas que van a tener una corta duración. Sin embargo, caer en ella de manera repetida hará que no se avance al mismo ritmo en la tarea.

Es importante identificar estos distractores y no caer en ellos. Es recomendable analizar la prioridad y urgencia de la distracción. Valorar si es algo que requiere atención inmediata o, si, por el contrario, puede trasladarse a otro momento. Es conveniente realizar este análisis antes de decir “sí” y acceder a su realización.

Para declinar este tipo de ladrones de tiempo podemos emplear diferentes fórmulas. Las técnicas asertivas de declinación y aplazamiento de peticiones pueden sernos de ayuda. Una de las más exitosas será el aplazamiento: “ahora no puedo atenderlo, lo vemos juntos en 2 horas”. De esta manera estamos declinando la petición, pero valorando su importancia y concretando otro momento para atenderla.

También existen otras técnicas para vencer estos ladrones como:

• Solicitar que en ciertas horas no nos molesten
• Pedir que lo que no sea urgente se aplace al final de la jornada
• Cerrar la puerta del despacho para indicar que no es momento de atender visitas
• Usar auriculares para disminuir el ruido externo y aumentar la concentración

Otro de los principales ladrones de tiempo: el móvil y las notificaciones

Son parecidas a las interrupciones, pero relacionadas con interacciones a través de dispositivos y sin urgencia inmediata: correos, whatsapps, redes sociales, etc. Es importante mantenerse alejado y desconectado de estos ladrones de tiempo para sacar el máximo provecho y rendimiento a las horas de trabajo.

Para ello, lo más fácil es apagar o silenciar este tipo de notificaciones, así como no tener acceso directo a ellas. Situar lejos estos dispositivos hará que sea más difícil acceder a ellos de manera automática.

Si al principio te cuesta un gran esfuerzo y sientes el impulso de mirar la pantalla de tu teléfono con frecuencia, empieza poco a poco. Comienda con pequeños pasos.  Cronometra pequeñas fracciones de tiempo, por ejemplo 5 minutos, sin mirar el móvil. Tras ese tiempo puedes mirarlo una vez durante unos segundos. Después, amplía a 7 o 10 minutos, y repite el procedimiento hasta que seas capaz de estar sin el móvil. Dejarlo en un lugar alejado y fuera de la vista ayudará a que sea más fácil llevar y mantener la atención en la tarea.

Reuniones mal planificadas

Las reuniones son necesarias e imprescindibles para avanzar en los proyectos. Sin embargo, muchas veces su frecuencia o duración hacen que se acaben convirtiendo en un ladrón de tiempo. A la hora de diseñar una reunión hay que tener en cuenta algunos aspectos clave:

• La duración debe estar fijada. Es importante que las reuniones tengan una duración determinada que no sobrepase los 50-60min, ya que el rendimiento y la atención irán disminuyendo según vaya pasando el tiempo
• Estructura: es recomendable que las reuniones cuenten con una estructura clara donde los temas a tratar están elegimos previamente.
• El contenido debe limitarse a los temas seleccionados. Lo que se encuentre fuera de eso o vaya surgiendo, es conveniente aplazarlo a la próxima reunión.

Son diferentes y múltiples los elementos que roban nuestro tiempo a lo largo del día. Caer en ellos repetidas veces hace que nos alejemos de la tarea principal, teniendo que invertir muchas veces más tiempo y energía para alcanzar los resultados.